In einer hektischen und schnelllebigen Welt ist eine effiziente Organisation und Planung unerlässlich, um den Überblick über Aufgaben und Projekte zu behalten. Ich habe kürzlich die App Tasks vorgestellt, die für die mobile Anwendung sehr gut geeignet ist. Wenn es um mehr Aufgaben oder mehr Personen geht, finde ich andere Anwendungen aber praktischer.

Kennst du schon Trello?

Trello ist eine Online-Anwendung, die auf dem Konzept von Kanban-Boards basiert, sie funktioniert also ein bisschen wie einzelne Post-Its auf einer Tafel, die man immer wieder umsortieren kann.

Mit Trello können Benutzer virtuelle Boards (=Tafeln) erstellen, auf denen sie Aufgaben, Projekte oder Ideen in Form von Karten darstellen können. Jede Karte repräsentiert eine Aufgabe oder ein Projekt und kann mit Checklisten, Fälligkeitsdaten, Anhängen und anderen Informationen versehen werden. Benutzer können die Karten verschieben, um den Fortschritt zu verfolgen und den Arbeitsablauf zu visualisieren.

Die Benutzeroberfläche ist zwar in Englisch, aber es gibt eine deutsche Webseite und man kann seine Aufgabe ja einfach auf Deutsch eintragen. Man muss sich registrieren, aber die kostenlose Version mit bis zu 10 Boards reicht in der Regel aus, wenn man sie nicht für komplexes Projektmanagement nutzen möchte. Wenn man sich anmeldet, wird der Plan auch zwischen der Online-Variante und der mobilen App synchronisiert. Auch die finde ich ziemlich übersichtlich und leicht zu bedienen.

Ein großer Vorteil von Trello liegt in seiner Fähigkeit, die Zusammenarbeit in Teams zu erleichtern. Mit Trello können Teams ihre Projekte, Aufgaben und Deadlines effektiv verwalten. Das Tool ermöglicht es, Aufgaben in übersichtlichen Boards, Listen und Karten zu organisieren. Jeder Teammitglied kann seine Aufgaben auf den Karten verwalten, Kommentare hinterlassen, Checklisten erstellen und Dateien anhängen. Durch die klare Darstellung des Fortschritts und der Zuständigkeiten behält das Team den Überblick und kann effizienter zusammenarbeiten.

Auch im privaten Bereich kann Trello als praktischer Haushaltsplaner für Familien eingesetzt werden. Mit individuellen Boards und Listen kann man Haushaltsaufgaben, Einkaufslisten und Termine organisiert halten. Durch das Anlegen von Checklisten kann man den Fortschritt bei der Erledigung der Aufgaben verfolgen und sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Man kann sich selbst die „Labels“ einrichten und damit z.B. die zuständige Person oder die Dringlichkeit markieren. Es können eigene Bilder oder Fotos aus der Datenbank hinzugefügt werden.

Neben der Teamarbeit und Haushaltsplanung eignet sich Trello auch hervorragend als persönlicher Planer. Indem man individuelle Boards für verschiedene Bereiche des Lebens erstellt, kann man Aufgaben, Ziele und Termine effektiv organisieren. Egal ob es um berufliche Projekte, persönliche Ziele, Hobbys oder Reisepläne geht – mit Trello behält man den Überblick über alle wichtigen Aufgaben und kann diese nach Prioritäten sortieren. Das Tool ermöglicht es, Erinnerungen einzustellen und Fristen festzulegen, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe vergessen wird.

Natürlich hat Trello auch einige potenzielle Nachteile, insbesondere für Menschen mit sensorischen Problemen. Wenn viele Aufgaben und Informationen gleichzeitig angezeigt werden, kann es schwierig sein, den Fokus zu halten oder sich auf eine spezifische Aufgabe zu konzentrieren.

Ich persönlich finde, dass Trello ein äußerst nützliches Werkzeug ist, um meine Aufgaben und Projekte effizient zu organisieren und den Überblick zu behalten.

Ich habe das Tool bei der Arbeit kennengelernt und nutze es inzwischen auch für private Projekte, z.B. um meine Blogbeiträge und -Ideen zu sortieren und den Überblick zu behalten, wann was veröffentlicht wurde oder fällig ist.

Achtung: Trello sagt dir nicht, wie du dich organisieren sollst.

Es ist nur ein Werkzeug und du musst entscheidest, wie es dir am besten helfen kann.

Drei Punkte finde ich dabei besonders entscheidend, über die du nachdenken solltest, bevor du den Plan einrichtest:

1. Brauchst du eher eine Übersicht über die Aufgaben oder einen Zeitplan? Je nachdem kannst du die einzelnen Listen für einzelne Projekte, Personen oder Wochentage einrichten.
2. Wie oft willst du den Plan bearbeiten? Du kannst natürlich kontinuierlich Aufgaben bearbeiten und hinzufügen. Aber trotzdem solltest du dich regelmäßig hinsetzen und den ganzen Plan aktualisieren, beim Wochenplaner z.B. sonntags für die kommende Woche oder auch täglich (morgens oder am Tag zuvor) für den Tagesplan.
3. Was soll mit erledigten Aufgaben passieren? Brauchst du die visuelle Bestätigung, dass du schon etwas geschafft hast? Dann markiere die Aufgabe als erledigt. Du kannst sie auch in einen Bereich oder eine eigene Liste namens „erledigt“ verschieben. Das ist auch dann praktisch, wenn die Aufgabe wiederkehrend ist und du sie später wieder in eine de ToDo-Liste verschieben möchtest. Übersichtlicher wird es, wenn du erledigte Aufgaben gleich ins Archiv verschiebst und damit vom Bildschirm entfernst.

Du kannst natürlich auch einfach erstmal mit einem kleinen, übersichtlichen Board anfangen und dann schauen, was für dich funktioniert!

Hier nochmal der Link: www.trello.com/home